Jeder Vorfall wird nach Art, Motiv, Datum und Ort zugeordnet. Die Chronik bildet die Grundlage für die Auswertung der Vorfälle im Bezirk und erstellt so ein Abbild von Alltagsrassismus.
Wenn ein Vorfall gemeldet wird, der mehrere Motive beinhaltet, wird er der Katergorie zugeordnet, die höherwertig ist.
Beispiel: Eine Person wird erst rassistisch beleidigt und dann geschlagen. In der Chronik wird der Angriff geführt, nicht die Beleidigung. Damit ist gewährleistet, daß jeder gemeldete Vorfall nur einmal erfaßt wird.
Grundsätzlich werden alle gemeldeten Vorfälle anonymisiert veröffentlicht.
Sollte jedoch auch trotz Anonymisierung ein Rückschluss z. B. auf den Wohn– oder Arbeitsort einer angegriffenen Person möglich sein, wird der Vorfall zum Schutz des Opfers nicht in der Chronik veröffentlicht. Vorfälle in Kitas oder Bildungseinrichtungen werden zum Schutz der Betroffenen unter bezirksweit vermerkt, um keine Rückschlüsse auf die Einrichtung ziehen zu können.
Wird ein Vorfall gemeldet, der nach Art und Motiv nicht konkret zugeordnet werden kann, wird dieser nicht in der Chronik erfaßt. Er kann intern vermerkt werden und in die inhaltliche Auswertung einfließen.